ניהול על פי סטטיסטיקות היא שיטת ניהול מעשית ביותר, כאשר יודעים להשתמש בה כדי להגביר את התפוקה.
רבים מסתכלים על דוחות וסטטיסטיקות ככלי לבחון “איך הייתה השנה.” זה די עגום לגלות שהשנה הייתה על הפנים, עם הפסדים שאין לך כבר מה לעשות לגביהם כי הם רחוקים לתוך העבר, ואתה כבר בעומקה של שנה חדשה, שמחציתה מאחוריך.
מנהלים לא מוצלחים, פועלים לפי הערכה כללית או תחושה או המלצות.
המנהלים הטובים, פועלים על פי דוחות מספריים. אך מעטים האנשים שיודעים לקרוא את הדוחות האלה, ומאחר ופעילות עסקית מורכבת ממאות או אלף פעולות שונות – שיווק, קידום, מכירות, גביה, רכש, ייצור, פעילות שיפור, יחסי ציבור, גיוס כח אדם רק כדי לציין כמה מהם – הפעולה של להעריך את המצב העסקי מתוך הדוחות הופך להיות למשימה בלתי אפשרית למרבית האנשים ואפילו לרוב המנהלים.
אלה שהם באמת מצליחים, פועלים על פי סטטיסטיקות המודדות באופן מעשי תפוקה ומשורטטות על גבי גרף.
תעמולה בסגנון “כן, אני יודע מה המספרים. אני לא צריך גרפים.” או “זה פעילות מנהלתית מעיקה ומיותר” מעידה על חוסר הבנה מצד מנהל כיצד להשתמש בכלי העוצמתי ויחד עם זאת הפשוט הזה.
- זה לא לקוח המון זמן להתעסק עם זה? אם קשה לך לאסוף את הנתונים במהירות וביעילות, אז התארגן והיה מקצוען יותר ויעיל יותר. ההשקעה בכך משתלמת. אם לוקח לך זמן רב לאסוף את הנתונים, זה בהכרח אומר שחסר לך ארגון וסדר שיעזרו לך להיות יעיל יותר. לדוגמה האם כל ליד חדש נרשם בצורה סטנדרטית במקום מרוכז? אם כן, קל לספור בכל יום חמישי כמה לידים והזדמנויות נכנסו מהמדידה האחרונה של שבוע שעבר. אם הם לא רשומים, אני מבטיח לך, שחלק מהם הולכים לאיבוד כהזדמנויות עכשיו או בעתיד.
- למה כל שבוע? מפני שזה הרבה יותר מהר ומאפשר להשפיע בצורה ישירה ומהירה יותר על המגמה של התפוקה. המדינה מכריחה אותנו בכעלי עסקים להגיש דוח שנתי פעם בשנה. הדוח הזה, יכול להיות מדויק למטרות תשלום המיסים, אך האם הוא מועיל מבחינת ניהול שוטף קצר טווח של העסק? ממש לא. הבורסה מחייבת בדיקה רבעונית. אך בין רבעון לרבעון עוברים 12 שבועות, שבכל אחד מהם התפקוד והתפוקה יכולים להיות במצב של עליה, תקיעות במקום או בירידה ביחס לשבוע הקודם לפניו. אינך יכול לשפר מגמה אם אינך יודע מהי. בעזרת תכנת ניהול על פי סטטיסטיקות ייעודית לנושא, אפשר בלחיצת כפתור בהשקעה מזערית של עשרות או מאות בשנה, לקבל תצוגה לפי שנה, רבעונים, חודשים, שבועות וימים.
- מה מודדים? לא מודדים זמן שעבר כמו שעות עבודה (אלא אם כן, זו המהות של התפקיד). מודדים תוצרים שהושלמו. למשל: ערך הזמנות העבודה שהתקבלו, ערך החשבוניות שהופקו ללקוחות. אך יש גם מדדים נוספים שלא מופיעים בתכנת הנהלת חשבונות כמו למשל מספר הלידים שהתקבלו מודד את יעילות מערך הקידום. מספר פגישות מכירה שהתקיימו מודד תוצר ביניים שמשפיע על הסטטיסטיקות העיקרית הסופית של המכירות. ככל שתהיינה יותר פגישות, יש סיכוי גדול יותר לסגור עסקאות וכו’. כדי לעזור לבעלי עסקים, יש לאקספדיטור מאיץ עסקים תכנית מיוחדת לנושא הטמעת ניהול על פי סטטיסטיקות להגברת התפוקה. חשוב לשמור שזה יהיה פשוט, אחרת זה לא יהיה בכללל. נקודת הכשל העיקרית היא הפשטות של המנהלה הכרוכה בכך.
בתמונה אפשר לראות את י.ח. בעל עסק שעזרנו לו להטמיע גם את מערכת הניהול על פי סטטיסטיקות וגם פעילות תומכות ומשלימות כמו למשל את נוהל ישיבת הצוות השבועית שבה עוברים על הסטטיסטיקות של כל אחד מחברי צוות הייצור כדי ליצור שיפור מתמשך משבוע לשבוע. הישבה עצמה לוקחת בין 30 – 60 דקות בשבוע ומאפשר לתאם את כל הפעילויות וליצור רוח צוות ושליטה על התפוקה וההכנסה.
רוצה עזרה?
צור קשר ונעזור לך.
עפר פלאוט
מנכ”ל, אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ
